今日は、会社で導入した 電子契約 がどれほど便利だったか、実際に使ってみて感じたことをまとめてみました。

紙の契約書から電子契約に変えてみて、
「なんでもっと早く導入しなかったんだろう…！」
と素直に思うくらい業務がスムーズになりました。

■① 印刷・押印・郵送がゼロになった

これまでは
印刷 → 押印 → 封筒準備 → 郵送 → 返送待ち
という流れで、1つの契約に時間と手間がかかっていました。

電子契約にしてからは
データを送るだけで完了。
製本したり、ポストに行くこともなくなりました。

お互いの待ち時間もなくなるので、
契約がサクッと前に進むようになりました。

■② 契約書の管理が一気に楽に

紙だと、
「作成したっけ？」「返信あったっけ？」
となりがちでした。

電子契約にすると作成した履歴や今どこまで進んでるのか、
必要なときにすぐ検索できます。

■③ 外出先・現場からでも契約OK

建設業は現場に出ることが多いので、
弊社が送った契約書の押印作業を現場に出ている方が行う場合は大変だったと思います。

電子契約になってからは
スマホやタブレットでも確認・署名ができるので、
移動時間中や現場からでも対応できます。

おかげさまですぐに対応いただけることが増えました。

■④ 契約書の差し戻しが減った

紙の契約だと
・押印の位置が違う
・記入漏れ
・訂正印が必要
こういう細かい差し戻しがよくありました。

電子契約では入力が必要な場所や入力するべき内容が一目で分かります。

これが地味に一番ありがたいポイントです。

■⑤ コスト削減にもつながった

紙・インク・封筒・郵送費など、
細かいけどトータルで見るといろいろコストがかかっていました。

電子契約にしてからほぼゼロ円に近い レベルで無くなり、
経費削減にもつながっています。

 

電子契約を導入したことで、
・時間の短縮
・紙の削減
・事務作業の効率化
・管理のしやすさ
など、良いことづくめでした。

これから導入を検討されている会社や、
「実際どうなの？」と気になっている方の参考になれば嬉しいです。