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日常

お待たせ!メールの書き方回だヨ

2021.06.10

ビジネスメールの目的5選

・アポを取る

・スケジュール調整

・進捗報告

・進め方の相談

・資料送付

 

 

 

 

 

 

 

 

 

見直しで気をつけるトコ

 

・メールの目的は何か

 

・相手が読みやすいビジュアルか

 

・返信頂ける内容か

 

・相手の心に刺さる言葉を使っているか

 

・処理時間の削減を心がけているか

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

メールの目的は何か

通知を目的にせずに、

行動してもらうことを目的

 

 

 

 

 

 

 

相手が読みやすいビジュアル

 

読む気が失せるメールの特徴

 

1行の文字数が多い(30文字以上)

空白の行が無い

改行がない

文章が5行以上続く

箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている

 

 

 

 

 

問. 「有難う御座います」は読みやすいか(見た目の話)

 

答. 読みにくい。

「ありがとうございます」で良い

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

返信頂ける内容か

箇条書きにしてポイントを強調する

箇条書きにする内容はコチラ

 

 

 

 

 

交渉時に相手に提示する条件(できること・できないこと)

自社が対応できること

社内調整が必要な案件で他部署に協力してほしいこと

 

 

 

 

 

 

 

 

相手の心に刺さる言葉を使っているか

 

ムダな前置きはカットする

「思います」を使わない

※責任逃れ、自信のなさ、不安から来る言い回し。

仕事に君の感想は要らない。

といいつつ自分も良く使っているな...

 

 

タイトルを差し替える。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

処理時間の削減を心がけているか

 

処理時間は

メールを読む時間×通数

メールを書く時間×通数

 

 

 

 

 

 

 

書く時間を減らすために

単語登録をしよう

 

 

 

 

いつも→いつもお世話になっております。

おてすう→お手数ですが、よろしくお願いします。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

メールを構成する7つ要素

① 宛名

② あいさつ
③ 名乗り

④ 内容の要約、まとめ(一言でいうと)

⑤ 詳細

⑥ 結び(よろしくお願いします。的なもの)

⑦ 署名

 

 

 

 

 

 

わたしは
②③は1つのブロックに
まとめます。

 

 

 

 

 

 

⑦の署名は

建設業は材料屋さん職人さん問わず

署名がない人が多いです。

 

 

 

 

※どうやら入れ方も、指摘する人も

教えてくれる人も居ないようです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

返信メールから

連絡先をコピペしようと思った時に

人に教える気を削がれます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

名刺を渡すよりも

メールに署名を入れる方が効果的。

 

 

 

 

 

 

 

 

参考・引用:平野友朗著 仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

 

 

 

 

 

 

 

 

 

番外編

 

最近のダイレクトメールを見て思うこと

 

 

 

 

・文字がギッシリで読みづらい

 

・何が言いたいかわからない

 

・何をしてほしいのかわからない

 

・知らない人が上から「会いたい」と言っている

 

・的外れなメール

 

・知らない会社の執行役員様からの主張

 

・自動化された、担当者を語ったメール

 

 

 

 

 

 

 

 

 

総じて、意味ないなと思います。

 

 

 

 

 

 

 

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