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日常

【必見】印紙いらず!?e-文書法とか説明するよ

2020.12.03

e-文書法 で OKになったこと

 

文書

帳簿

請求書

領収書

 

 データの保存でよくなりましたよ!

 

 

 

 

法人税法や会社法、商法、証券取引法で

保管が義務

づけられているのですが

 

 

 文書

 帳簿

 請求書

 領収書

 

紙媒体だけでなく

電子化した文書ファイル(電磁的記録)←データって言ってよ!!

 

 

 

 

での保存が認めれた法律です。

電子文書法とも呼ばれています。(´・ω・`)知らんがな

 

 

 

e-文書法は通称であり、

正確には2005年4月に施行された

 

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」

 

※とりあえず、正式名称すら 読む気 失せた  ァィ(。・Д・)ゞ

 

 

の二つの法律から成り立っているそうです。

 

 

 

 

 

 

 

 

ちなみに 対象は

 

 

 

【財務・税金関係書類コーナー】

会計帳簿

契約書

領収書

請求書

納品書

預金通帳

見積書

注文書

 

 

 

 

 

 

【会社関係書類】

定款

株主総会議事録

取締役会議事録

 

 

 

 

 

 

【決算書類】

貸借対照表

損益計算書

 

 

 

 

 

 

 

詳しくは

「内閣官房 情報通信技術(IT)総合戦略室」

「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」

割とわかりにくく載っています。

 

※内容はわかりやすのですが、ナンバリングもないので資料として使いにくいこと!!

 

 

 

 

 

 

 

気を付けてほしい【対象外

 

 船舶に備える手引書など

 緊急時に即座に見読可能な状態でなくてはならないもの

 免許証(極めて現物性が高いものという理由でダメ)

 許可証(極めて現物性が高いものという理由でダメ)

 

 

 

 

 

 

あと、

「条約による制限があるもの」

とありますが

 

具体的にどれかは調べておりませんし、調べる気もありません。

 

 

 

 

 

ただ、

なんでもデータ保存しとけばよいか

というとそうでもなく

 

 

 

法令要件を満たすことが必要となります。

※回りくどい!!!! こういう感じ、マジで嫌

 

 

 

e-文書法をうまく活用すること

・紙の書類をファイリングするといった作業が不要

・保管スペースも削減

・電子化によって検索性を高められる

・業務効率化や経費削減を実現できる

 

 ※この説明すらウザい、というか読む気 失せるっす ァィ(。・Д・)ゞ

 

 

つまるところ

 便利になるだよ!!

※これでええやん(本質)

 

 

e-文書法の要件

各府省の府省令などによって異なっています ←なんでやねん

 

経済産業省により、

次の四つの技術的基本要件が定められているのですが

 

電子化して保存するときに

四つの要件すべてを満たすことが求められるわけではなく

 

「見読性」以外は

対象文書の種類によって

必ず満たすべき要件とはなっていません。

※だったら一覧作ってアイコン貼り付けといてくださいよ!!

 

 

 

 

1.見読性 ←コレが必須(要するにすぐ見れること

電子化されたデータが

パソコンとモニター、プリンター

 

 

などを用いて明瞭な状態

(解像度・階調などが適切な状態)

で見られるようになっていること。

 

 

必要なときに直ちに表示、

または書面として出力できるように

 

なっていることが求められます。

可視性と表現されることもあります。

 

※表現がイチイチ小難しいっす。(´;ω;`)

 

 

2.完全性 ←コレが必須(要するに証拠残しや追跡可能なこと

保存期間中の滅失や毀損を抑止する措置が取られていること。

 

内容の改変や消去を防ぎ、

実際にそれらが起きた場合は

その事実がわかるようになっていなければなりません。

 

電子署名とタイムスタンプを使用することで、

原本が正しい日付で改ざんされることなく

 

ありのままに保存されていること

が証明されている必要があります。

 

 

 

3.機密性 ←コレが必須(要するに、内緒にすること

許可されていない人がアクセスできない文書であること。

不正アクセスの抑止がなされていること。

 

 

 

 

4.検索性 ←コレが必須(要するに権限あるPCで検索してヒットできること

必要なデータをすぐに引き出して文書を有効に活用できるよう、

体系的な検索性の確保がなされていること。

 

 

 

 

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は国税庁が管轄する法律

正式名称は

「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」

※だから、長いって(´;ω;`)

  アクチノバチルス・アクチノミセテムコミタンスくらい長いわ!!
   いつの間にか旧名になっていたのね...

 

 

 

 

 

ちなみにこの法律

 

 会計帳簿

 国税関係書類

 

をデータで保存することを認めています。

 

 

 

 

 

 

当初はシステム上で

 

 作ったデータのみOK

 スキャンデータNGでした。

 

 が

 

2005年のe-文書法に影響され

 電子帳簿保存法は一部変わりました。

 

改正後は、

 領収書

 契約書

 請求書

 納品書

 見積書

 注文書

↑スキャンデータOK

 

 

 

 

 

 

↓スキャンデータNG

【決算関係書類】

 棚卸表

 貸借対照表

 損益計算書

 

 

 

 

 

e-文書法
 と
電子帳簿保存法

 

は少し違います。

 

 

 

e-文書法は承認が不要

電子帳簿保存法は承認が必要

 

 

 

電子化にあたり承認が必要

 

電子帳簿保存法に則って国税関係書類を電子化する時、

税務署長などに申請して承認を受けなくてはなりません。

 

 

 

 

e-文書法対応のポイント

 文書によってOK・NGがあります。

 

 

 

 見読性は必須

 検索性(書類による)

 完全性(書類による)

 機密性(法的根拠のある要件になってない)←会社としては必須ですけども

 

 

 

あと

国税関係書類は、

電子帳簿保存法
 「真実性」と「可視性」が要件

e-文書法
 「完全性」と「見読性」が要件

※理解はできるけど、ホント一本化してほしい。

 

 

 

 

お役所様はこちらからの提出書類は
一字一句一致していないと、
突き返してくるくせに自分らはどうなんだ?と…

 

 

 

 

 偉い人にはわからんのですよ(´・ω・`)

 

 

 

 

 

 

検索性もなんだかんだ、マスト要件ですよね。

 

 

文書の原本が改ざんされることなく
正しいプロセスを経てデジタル化
電子署名とタイムスタンプを付与

 

 

ネットワークとデジタルの世界になる以上
改ざんが絶対に起きうると思うんですよね
※もちろん、私見ですけどね。性善説でない限りは…

 

 

ハッカーやクラッカーという名前が存在している時点で
「コントローラー」と言われる人が力を持つ時代になります。

↑この呼称は勝手に私が名付けただけです。

 

 

ドラえもんでいうところのスネ夫キャラが強くなるんじゃないかなー
出木杉君とか

 

 

このe文書化

 クラウドにするのか

 外部サーバーにするのか

 自社サーバーにするのか

 USBや外付けストレージにするのか

 

 

 

 

経営者は判断をせまられるのかなぁ

 

 

 

 

法律で縛ろうとする「情報」が指すものは

私の考える「情報」とは一線を画すので

 

 

 

 

 

 

旧態依然の事務処理に食い込むために

それを正当化させるための法律だと思うので

 

 

 

 

 

否定はしませんし

よい取組と思いますが

 

 

 

 

 

創造的かつ未来志向の法律を作ってほしいなと思います。

 

 

 

 

 

 

あ!
一番大切な事を書き忘れた

 

 

 

印紙 ←正式には印紙税

 

いらなくなるらしいっすよ!!

 

 

 

 

 

 

【有能な事務さんへ】

・郵送不要(切って買いに行かなくてよくなるよ

・印紙税(忙しい時の印紙切れ、うっとうしいよね

・作業時間(よく言うけど、手書きじゃない限りそんな変わらんしょ)

・書類紛失防止(基本ある!!ワタシ、ココニイルヨ状態)

・改ざん防止(黙っていじってくる下っ端もシャットアウト)

 

 

 

 

 

ね、

ちょっと興味深くない?

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